правилами обработки персональных данных

/правилами обработки персональных данных
правилами обработки персональных данных 2018-05-31T08:42:48+00:00

Положення

Товариства з обмеженою відповідальністю «Бар’єр-Україна»

про обробку і захист персональних даних у базах персональних даних

 

 

Розділ 1. Загальні вимоги та мета

 

Цим Положенням про обробку і захист персональних даних у базах персональних даних  (далі  —  Положення) на виконання Закону України від 1 червня 2010 р. № 2297-VI «Про захист персональних даних»,  регулюють  відносини,  пов’язані  із   захистом персональних даних під час їх обробки в рамках діяльності Товариства з обмеженою відповідальністю «Бар’єр-Україна» (далі — Володілець бази персональних даних).

  • Положення дає визначення основним поняттям, що стосуються персональних даних (далі — ПД);
  • Вимоги цього Положення стосуються як співробітників Підприємства, так і власників Підприємства (або їх представників) та представників органів влади, що здійснюють перевірку діяльності Підприємства (в т. ч. її філій та підрозділів).
  • Державна реєстрація баз персональних даних (далі — БПД) здійснюється відповідно до статті 9 Закону України «Про захист персональних даних».
  • Обробка персональних даних громадян держав-членів Європейського Союзу, а також осіб, які постійно проживають на території Європейського Союзу, здійснюється Володільцем бази персональних даних відповідно до Регламенту (ЄС) 2016/679 Європейського Парламенту та Ради від 27 квітня 2016 «Про захист фізичних осіб стосовно обробки персональних даних і про вільний обіг таких даних, а також про скасування Директиви 95/46 / ЄС (загальний регламент про захист даних) в тому випадку, якщо обробка персональних даних стосується надання товарів і послуг даним особам незалежно від того, чи потрібно оплата від зазначеного суб’єкта даних.

 

 

Розділ 2. Визначення термінів

 

2.1. У цьому Положенні нижченаведені терміни вживаються в такому значенні:

база персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;

відповідальна особа – визначена особа, яка організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до законодавства України про захист ПД;

володілець бази персональних даних — фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб’єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;

Державний реєстр баз персональних даних — єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних;

загальнодоступні джерела персональних даних – довідники, адресні  книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які  містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб’єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб’єкт персональних даних залишають свої персональні дані (окрім випадків, коли суб’єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання);

згода суб’єкта персональних даних — будь-яке документоване, зокрема письмове, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її

персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;

знеособлення персональних даних — вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу;

обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, здійснених  повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов’язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;

персональні дані — відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;

розпорядник бази персональних даних — фізична чи юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані;

суб’єкт персональних даних — фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;

третя особа — будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій володільцем чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;

особливі категорії даних – персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя.

 

 

Розділ 3. Зміна Політики

3.1. Політика розміщується в електронному вигляді на сайті Оператора за адресою: https://barrier.ua (далі — Сайт).

3.2. Оператор має право вносити зміни в справжню редакцію Політики. При внесенні змін до заголовку Політики вказується дата останньої редакції. Нова редакція Політики вступає в силу з моменту її розміщення на Сайті, якщо інше не передбачено новою редакцією Політики.

 

 

Розділ 4. Мета обробки персональних даних

 

  • Метою обробки ПД є забезпечення реалізації трудових відносин, адміністративно-правових, податкових, відносин у сфері управління людськими ресурсами.
  • Категорія ПД, які обробляються: прізвище, ім’я, по батькові, паспортні дані, реєстраційний номер облікової картки платника податків, вік, стать, місце проживання).

 

 

Розділ 5. Порядок обробки персональних даних

  • Всі ПД слід отримувати від самого суб’єкта. Якщо ПД суб’єкта можна отримати тільки у третьої особи, суб’єкт повинен бути повідомлений про це або від нього повинно бути отримано відповідну згоду.
  • Документи, що містять ПД, створюються шляхом:
    копіювання оригіналів документів (паспорт, реєстраційний номер облікової картки платника податків, документ про освіту, пенсійне свідоцтво та ін.);
    • внесення відомостей в облікові форми;
    • отримання оригіналів необхідних документів (трудова книжка, медичний висновок, характеристика та ін.).
  • Згода суб’єкта персональних даних має бути документованим добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки.
  • Згода суб’єкта персональних даних має бути надана шляхом підписання суб’єктом персональних даних затвердженого наказом директора тексту згоди (Додаток 1).
  • Згода-повідомлення складається у двох примірниках, один з яких після підписання суб’єктом персональних даних залишається у нього, а інший зберігається на Підприємстві протягом всього часу обробки персональних даних вказаного суб’єкта персональних даних.
  • Згода суб’єкта персональних даних надається під час оформлення трудових відносин.
  • Категорії суб’єктів персональних даних.
    Оператором обробляються ПД наступних суб’єктів ПД:
  • фізичних осіб, які перебувають з Товариством у трудових відносинах;
  • фізичних осіб, які звільнилися з Товариства;
  • фізичних осіб, які є кандидатами на укладення трудового договору з Товариством;
  • фізичних осіб, які перебувають з Товариством у цивільно-правових відносинах;
  • фізичних осіб, які є посадовими (уповноваженими) особами юридичних осіб, які перебувають з Товариством у цивільно-правових відносинах.
  • Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство  в  політичних  партіях  та  професійних  спілках,  а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя (особливі категорії даних) забороняється.

 

Розділ 6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам

  • Порядок доступу до ПД третіх осіб визначається умовами згоди суб’єкта персональних даних, наданої володільцю бази персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.
  • Доступ до ПД третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов’язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.
  • Суб’єкт відносин, пов’язаних з ПД, подає запит щодо доступу (далі — запит) до персональних даних володільцю бази персональних даних.
  • У запиті зазначаються:
    • прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи — заявника);
    • найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи — заявника);
    • прізвище, ім’я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;
    • відомості про БПД, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази;
    • перелік ПД, що запитуються;
    • мета запиту.

 

  • Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку володілець БПД доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволене або відповідні ПД не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно- правовому акті. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

 

  • Перелік третіх осіб, яким передаються ПД без згоди і повідомлення суб’єкта:

 

  • Пенсійний фонд України для обліку (на законних підставах);
    • податкові органи України (на законних підставах);
    • Фонд соціального страхування (на законних підставах);
    • банки для нарахування заробітної плати (на підставі договору);
    • органи МВС (у випадках, встановлених законодавством)
    • інші особи відповідно до чинного законодавства.
  • Усі працівники Підприємства зобов’язані додержуватися вимог конфіденційності щодо ПД.
  • Відстрочення доступу до ПД третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п’яти календарних днів.

 

 

Розділ 7. Захист персональних даних

 

  • Підприємство обладнано системними і програмно-технічними засобами та  засобами зв’язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації і відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.
  • Відповідальна особа організовує роботу, пов’язану із захистом ПД при їх обробці, відповідно до закону. Відповідальна особа визначається наказом директора Підприємства. Обов’язки відповідальної особи щодо організації роботи, пов’язаної із захистом ПД при їх обробці зазначаються у посадовій інструкції.
  • Відповідальна особа зобов’язана:
    • знати законодавство України в сфері захисту ПД;
    • розробити процедури доступу до ПД співробітників відповідно до їхніх професійних чи службових або трудових обов’язків;
    • забезпечити виконання співробітниками Підприємства вимог законодавства України в сфері захисту ПД та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Підприємства щодо обробки і захисту ПД у БПД;
    • розробити порядок (процедуру) внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства України в сфері захисту ПД та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Підприємства щодо обробки і захисту персональних даних у БПД, який, зокрема, повинен містити норми щодо періодичності здійснення такого контролю;
    • повідомляти керівництво Підприємства про факти порушень співробітниками вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Підприємства щодо обробки і захисту ПД у БПД у термін не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;
    • забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб’єктом ПД згоди на обробку своїх ПД та повідомлення вказаного суб’єкта про його права.
  • З метою виконання своїх обов’язків відповідальна особа має право:
    • отримувати від працівників Підприємства необхідні документи, у тому числі накази й інші розпорядчі документи, видані директором Підприємства, пов’язані із обробкою персональних даних;
    • робити копії з отриманих документів, у тому числі копії файлів, будь-яких записів, що зберігаються в локальних обчислювальних мережах і автономних комп’ютерних системах;
    • доступу до всіх приміщень, документів Підприємства;
    • брати участь в обговоренні виконуваних ним обов’язків організації роботи, пов’язаної із захистом ПД при їх обробці;
    • вносити на розгляд директору Підприємства пропозиції щодо покращення діяльності Підприємства та вдосконалення методів роботи, подавати зауваження щодо діяльності Підприємства та варіанти усунення виявлених недоліків у процесі обробки ПД;
    • здійснювати взаємодію з іншими працівниками Підприємства при виконанні своїх обов’язків з організації роботи, пов’язаної із захистом ПД при їх обробці;
    • одержувати від працівників Підприємства незалежно від займаних ними посад пояснення з питань здійснення обробки ПД;
    • підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.
  • Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до ПД у зв’язку з виконанням своїх службових (трудових) обов’язків зобов’язані дотримуватись вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Підприємства щодо обробки і захисту ПД у БПД.
  • Працівники, що мають доступ до ПД, у тому числі, здійснюють їх обробку зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб ПД, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків. Таке зобов’язання чинне після припинення ними діяльності, пов’язаної з ПД, крім випадків, установлених законом.
  • Особи, що мають доступ до ПД, у тому числі, здійснюють їх обробку у разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність згідно законодавства України.
  • Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно  для  мети,  для якої такі дані зберігаються, але у будь-якому разі не довше строку зберігання даних, визначеного згодою суб’єкта персональних даних на обробку цих даних та/або про працю.
  • Строк зберігання ПД, що містяться у  системі  обліку,  документах,  що  подаються до Підприємства, засвідчених в установленому законодавством порядку, складає 75 років.

7.10 Знищення документів (носіїв), що містять ПД проводиться шляхом спалення, дроблення (подрібнення). Для знищення паперових документів допускається застосування шредера.

7.11. ПД на електронних носіях знищуються шляхом стирання або форматування носія.

7.12. Знищення проводиться внутрішньою комісією Оператора. Факт знищення ПД підтверджується документально актом про знищення носіїв, підписаним членами

 

 

Розділ 8. Права суб’єкта персональних даних

 

  • Суб’єкт персональних даних має право:
    • знати про місцезнаходження БПД, яка містить його персональні дані, її призначення та найменування, місцезнаходження та / або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника цієї бази або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, встановлених законом;
    • отримувати інформацію про умови надання доступу до ПД, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його ПД, що містяться у відповідній БПД;
    • на доступ до своїх ПД, що містяться у відповідній БПД;
    • отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його ПД у відповідній БПД, а також отримувати зміст його ПБ, які зберігаються;
    • пред’являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх ПД органами державної влади, органами місцевого самоврядування при здійсненні їхніх повноважень, передбачених законом;
    • пред’являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх ПД будь-яким володільцем та розпорядником цієї бази, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;
    • на захист своїх ПД від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв’язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;
    • звертатися з питань захисту своїх прав щодо ПД до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних;
    • застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних.

 

 

Розділ 9. Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних

 

  • Суб’єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб’єкта відносин, пов’язаних з ПД, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.
  • Доступ суб’єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.
  • Суб’єкт персональних даних подає запит щодо доступу (далі — запит) до персональних даних володільцю бази персональних даних.

У запиті зазначаються:

  • прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує особу суб’єкта персональних даних;
  • інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу суб’єкта персональних

даних;

  • відомості про БПД, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази;
  • перелік ПД, що запитуються.
  • Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку володілець БПД доводить до відома суб’єкта персональних даних, що запит буде задоволене або відповідні ПД не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно- правовому акті. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.